Projektplanung in der Entwicklungszusammenarbeit – mit Plan!
Wir von Plan International sind auf drei Kontinenten in der Entwicklungszusammenarbeit tätig. Im Mittelpunkt unserer Arbeit stehen die Bedürfnisse der Kinder, die in unseren Programmgebieten leben. Gemeinsam mit ihnen sowie ihren Familien und Gemeinden entwickeln wir Projekte, die den Schutz und die Rechte von Mädchen und Jungen sicherstellen und die Entwicklung der gesamten Gemeinde fördern. Aber wie entstehen eigentlich unsere Plan-Projekte genau? Wie lange dauert die Umsetzung und wie werden Erfolge langfristig gemessen? Diese und weitere Fragen haben wir unserer Plan-Kollegin Fatima Haase gestellt. Fatima ist seit über vier Jahren bei Plan und betreut derzeit als Referentin in der Abteilung Internationale Zusammenarbeit die privaten Geber-Projekte in der Asien-Pazifik Region.
1. Wie werden Plan-Projekte denn genau finanziert?
Das ist total unterschiedlich. Unsere Projekte bei Plan werden von privaten und öffentlichen Gebern finanziert. Also zum Beispiel von Spender:innen und Pat:innen, durch Stifter:innen, durch das BMZ (Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung), die EU oder auch durch das Auswärtige Amt. Mehr dazu auch in unserem Jahresbericht!
2. Wie werden Projekte geplant?
Die Planung ist ziemlich unterschiedlich, mal kommt der Impuls oder die Idee aus den Plan-Büros in unseren Projektländern (die sogenannten Country-Offices), oder aber es gibt eine Ausschreibung von einem Geber die manchmal sehr breit aufgestellt ist, oder aber nicht viel Raum für einen kreativen Planungsprozess lässt. Wir orientieren uns bei der Planung eines neuen Projektes aber immer an den Bedarfen der Gemeinde, in der das Projekt umgesetzt wird. Diese Informationen hat das Country Office oftmals schon – oder es wird im Laufe der Planung noch genauer ermittelt. Bei der Planung achten wir vor allem darauf ein Projekt aufzubauen das Qualitätsstandards entspricht. Um das zu erreichen haben wir einen internen Projektmanagement Ablauf errichtet.
Jeder Projektzyklus bei Plan beinhaltet vier Phasen: Design together, Prepare together & Do together und Review together. In allen Phasen arbeiten wir mit den lokalen Kolleg:innen und Partnern stellvertretend für die Gemeindemitglieder zusammen, um ein bedarfsorientiertes Projekt aufzusetzen. Design together umfasst alles von der Entwicklung der Projektidee, bis zum Unterschreiben des Gebervetrages. Bei Prepare together fokussieren wir uns auf die detaillierte Aktivitätenplanung und bei Do together ist dann die Implementierung des Projektes. Bei Review together geht es um regelmäßige Berichte, Monitoring und Evaluierungen, die während des Projektes stattfinden. Das wichtige ist hier: Planung findet am Anfang statt, aber die Sicherstellung, dass Standards umgesetzt und Qualitätsarbeit geleistet werden kann, muss im gesamten Projektverlauf gemacht werden und da man nur bedingt planen kann, gibt es kontinuierlich Anpassungen an die neusten Entwicklungen im Projekt.
„Anpassungen werden benötigt, wenn in einem Bereich größere Bedarfe sind als zunächst bekannt war. Zum Beispiel: Es hat sich herausgestellt, dass es in einem Projekt doch mehr Kinder mit einer Sehbehinderung gibt, als angenommen und dadurch mehr Materialien in Blindenschrift gebraucht werden.“
3. Kannst du hier ein konkretes Beispiel nennen, wie genau so eine Anpassung aussieht?
Ja klar. Anpassungen werden benötigt, wenn in einem Bereich größere Bedarfe sind als zunächst bekannt war. Zum Beispiel: Es hat sich herausgestellt, dass es in einem Projekt doch mehr Kinder mit einer Sehbehinderung gibt, als zunächst angenommen und dadurch mehr Materialien in Blindenschrift gebraucht werden. Es gibt aber auch das Gegenteil: Nehmen wir an, es gibt Schulungen für Lehrer:innen zum Thema Geschlechtergleichheit. Regierungsvertreter:innen nehmen auch daran teil, und werden davon überzeugt, dass es solche Schulungen für alle Lehrer:innen geben sollte, nicht nur in den „Projektschulen“. Sie fragen an, ob sie unsere Materialien nutzen können und „übernehmen“ diese Aufgabe, weil wir sie davon überzeugen konnten, dass sie wichtig ist. Das zunächst eingeplante Budget wird frei, und wir können es dann für etwas anderes nutzen.
Die Kolleg:innen in den Länderbüros sprechen dann mit Projekteteilnehmer:innen und Projektmanagern und unterbreiten dann einen Vorschlag für eine Anpassung, inklusive einer Kostenaufstellung. Diese wird dem Geber vorgelegt und wenn wir das OK haben, passen wir alle Projektdokumente an, um die Veränderung widerzuspiegeln. Häufig machen wir auch Veränderungen, wenn es zu einer Verschlechterung der Situation im Land kommt, zum Beispiel wenn eine Katastrophe passiert ist, wie Erdbeben oder Überschwemmungen. Aber auch die derzeitige weltweite Corona-Pandemie ist ein gutes Beispiel für Projektanpassungen, wodurch Hygienemaßnahmen und Einkommensförderung wichtig wurden.
4. Wie werden Projekte vor Ort umgesetzt?
Die Umsetzung erfolgt durch das Projektteam vor Ort, meistens bestehend aus Projekt Manager:in und Mitarbeiter:innen, die für den jeweiligen thematischen Schwerpunkt des Projektes Expert:innen sind, wie zum Beispiel Experten für Jugendbeschäftigung, Kinderschutz oder Geschlechtergerechtigkeit. In dem Team sind auch Mitarbeiter:innen aus dem Finanz- und Administrativbereich. Die Umsetzung ist in einigen Dokumenten geregelt, wir haben im Vorfeld schon einen Aktivitätenplan ausgearbeitet und Indikatoren für Erfolge festgelegt. Das sind die wichtigsten Referenzen.
Die oben genannten Mitarbeiter:innen sind täglich in der Gemeinde unterwegs und organisieren alle Beteiligten (Partner, Freiwillige, die lokale Regierung und andere wichtige Entscheidungsträger:innen). Sie sind für administratives und inhaltliches verantwortlich und erstellen auch die regelmäßigen Berichte für uns Projektmanager:innen in Deutschland. Sie kennen die Gemeinde, sind oft selbst Teil dieser, und gemeinsam mit Partnern und Freiwilligen die Säulen des Projektes. Für die Umsetzung werden Plan-Richtlinien und -Standards im Entwicklungszusammenarbeitssektor verwendet, sowie typische Projektmanagement-Hilfsmittel wie Zeiterfassungstabellen, Aktivitäten-Pläne, regelmäßige Treffen etc..
5. Musst du manchmal auch vor Ort dabei sein?
Sollte es nötig sein, besuchen Projektmanager:innen, wie ich von Plan Deutschland, das Projekt, um vor Ort Kapazitäten zu stärken oder um das Projekt und die Probleme vor Ort besser kennenzulernen und dadurch auch unseren Job besser zu machen. Wenn man den Projektort gesehen hat, mit den Menschen, die vom Projekt profitieren, selber spricht, und das Projektteam persönlich kennenlernt, ist es oft leichter das Projekt zu betreuen. Dies wird dann auch oft genutzt, um Themen zu besprechen oder Kapazitäten zu stärken, die nicht einfach in einem kurzen Anruf zu klären sind.
6. Werden die Menschen vor Ort in die Planung miteinbezogen?
Ja – das ist für uns als Organisation sehr wichtig. Zunächst gilt es, vor allem die Teilnahme von Kindern und Jugendlichen in der Gesellschaft durch unsere Projekte zu stärken. Wie können wir das erreichen, wenn wir selbst nicht mit gutem Beispiel vorangehen und ihre Stimme in der Planung nicht miteinbeziehen? Zum Beispiel wurde für ein geplantes Projekt in Vietnam gerade eine Umfrage mit 600 Kindern und Jugendlichen gemacht. Dies hilft enorm, in einem für das Länderbüro recht neuen Thema, Einblicke von den Betroffenen zu bekommen, um dann das Projekt genauer planen zu können. Manchmal werden aber auch jährliche Befragungen gemacht oder es gibt aktuelle Studien von anderen Organisationen. Dann geben wir kein unnötiges Geld aus, sondern nutzen diese Informationen.
Des Weiteren werden oftmals lokale Partnerorganisationen aus der Region miteinbezogen, die wiederum auch betroffene Menschen an der Planung teilhaben lassen – oder selbst Betroffene von Armut und anderen Problematiken sind. Wir binden außerdem Politiker:innen und andere Entscheidungsträger:innen ein, weil ohne ihr OK ein Projekt nur schwer umsetzbar ist.
7. Wie lange dauert der Projektplanungsprozess – von der Idee, über die Umsetzung, bis zum Ende?
Das kann von ein paar Monaten bis zu einem Jahr dauern, je nach Geber-Anforderungen oder ob es Ausschreibungen gibt. Im Schnitt jedoch ca. vier bis sechs Monate. Ein Projekt kann dann je nach Art bis zu drei bis fünf Jahren dauern, bis es endgültig abgeschlossen ist.
8. Was macht ein erfolgreiches Projekt aus?
Dass sich etwas merklich zum Positiven verändert hat. Dabei geht es auch darum die gesteckten Ziele zu erreichen, aber schön ist es vor allem, wenn ich in Berichten lese, dass das Interesse der Menschen (sei es Gemeindemitglieder oder Regierungsbeauftragte) sich so stark für ein Thema interessierten, dass das Projekt ausgeweitet wird. Doch nachhaltige, erfolgreiche Projekte erkennt man auch daran, dass es zum Beispiel mehr gemeldete Kinderschutzfälle gibt. Das bedeutet dann für uns im Umkehrschluss, dass die Menschen die Mechanismen und Strukturen kennen und darauf vertrauen, dass eine Meldung eines Falles zu einer Verbesserung der Situation führt.
Ein Projekt gilt auch dann als erfolgreich, wenn zum Beispiel mehr Jugendliche ihre Ausbildung abschließen und ein überdurchschnittliches Gehalt und einen längerfristigen Vertrag haben. Schön ist es auch immer zu sehen, wenn nicht nur die zählbaren Faktoren, wie zum Beispiel Ausbildungsabschlüsse, erfolgreich sind, sondern uns die Geschichten der Projektteilnehmer:innen zeigen, dass sie ihre Rechte besser kennen und diese einfordern. Natürlich ist es aber auch sehr wichtig, dass Regierungen unsere erarbeiteten Konzepte, die zum Erfolg geführt haben, kennen und diese replizieren – dadurch kann dann ein ganzes Land von den Ergebnissen und der Arbeit in einem Projekt profitieren. Deswegen ist auch die Zusammenarbeit mit der Regierung so wichtig – der Einfluss kann so viel größer werden als in einem Projekt.
„Wir werden zum Beispiel oft als 'Geber' wahrgenommen, wobei unsere Aufgabe ja ist, Probleme aufzudecken und, wenn nötig, dabei zu helfen, diese zu lösen.“
9. Welchen Herausforderungen begegnet man bei der Projektplanung und -Umsetzung?
„Hallo? Hallo? Kannst du mich hören?“ – Ich weiß nicht wie viele Gespräche so beginnen. Nein, aber im Ernst. Manchmal wünscht man sich, man könnte sich schnell mit den Kolleg:innen vor Ort zusammensetzen oder ins Projektgebiet reisen, um ein paar Tage miteinander zu verbringen, um viele kleine Fragen zu besprechen. Auf der anderen Seite sind wir gut ausgestattet, nutzen die gleichen Systeme und können auch gut kommunizieren. Schwer ist es natürlich, wenn man zum ersten Mal zusammenarbeitet und aus unterschiedlichen kulturellen Kontexten kommt. Daher gilt es am Anfang, Zeit damit zu verbringen, sich kennenzulernen und auch Vertrauen aufzubauen.
Wir werden zum Beispiel oft als „Geber“ wahrgenommen, wobei unsere Aufgabe ja ist, Probleme aufzudecken und, wenn nötig, dabei zu helfen, diese zu lösen. Wenn dich jemand als Geldgeber sieht, wird die Person dir nicht sofort sagen, wenn etwas schiefläuft. Da hilft nur: Kamera an, die eigene Rolle erklären und beweisen, dass wir kooperativ zusammenarbeiten wollen und müssen.
10. Hast du ein Lieblingsprojekt?
Das ist schwer zu sagen. Ich bin in diesem Jahr zwei Projekten besonders verbunden, weil wir durch die Veränderungen, die die Corona-Pandemie gebracht hat, sehr viel mit dem Länderbüro zusammengearbeitet haben. Ein Projekt in Nepal brauchte zusätzliche Ressourcen und wir konnten ganz wertvolle Maßnahmen vor Ort finanzieren. Unter anderem die Ausarbeitung von Richtlinien, wie Schulen sicher wieder geöffnet werden können, oder auch eines Konzeptes für Radio-Unterricht, das von der Regierung sehr gelobt wurde und tausenden Schüler:innen seit Mai 2020 Zugang zu Bildung verschafft hat – und das, obwohl seit März 2020 fast alle Schulen (immer noch) geschlossen sind.
Ein anderes Projekt, das mir sehr am Herzen liegt, ist ein Jugendbeschäftigungsprojekt in Vietnam. Wir arbeiten nun schon recht lange in der Gemeinde – Veränderungen brauchen eben Zeit. Aber es ist so wertvoll zu lesen, wie ausgebildete Jugendliche eigene Läden eröffnet haben und andere Jugendliche, die nach ihnen den Abschluss gemacht haben, für ein gutes Gehalt einstellen konnten. Der letzte Bericht vor der Corona-Krise war voll von solchen Erfolgsgeschichten. Obwohl die Gemeinde sich zu Beginn der Pandemie noch gut über Wasser halten konnte, wurde nach mehrwöchiger Quarantäne das Ersparte dann aber knapp. Das hat mir nochmal vor Augen geführt, wie wichtig es ist, immer auch Notfallplanung in die Projekte einzubinden.
